Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

Pérez y Lesmes Abogados S.A.S., NIT 900.742.798-7.

Calle 34A No. 34A 12, Barrio Barzal, Villavicencio, Meta. Teléfono (608) 666 3568. Correo informacion@perezlesmesabogados.com.

2. Datos que tratamos

Datos de identificación y contacto (nombre, documento, teléfono, correo y dirección), la información que usted nos cuenta sobre su consulta o caso y los documentos que nos entrega.

Algunos casos pueden requerir datos sensibles, como los de salud. Usted no está obligado a entregarlos; solo los trataremos si son necesarios para prestarle el servicio y con su autorización expresa. Los datos de menores de edad solo se tratan con autorización de su representante legal.

3. Para qué los usamos

• Atender sus consultas y solicitudes.
• Prestarle servicios jurídicos y gestionar su caso.
• Contratar, facturar y cobrar honorarios.
• Comunicarle avances por correo, teléfono, WhatsApp o el portal de clientes.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de las autoridades.
• Enviarle información sobre nuestros servicios, si usted lo autoriza.

4. Autorización

Al enviarnos sus datos por el formulario, el correo, el teléfono o WhatsApp, usted autoriza su tratamiento para las finalidades descritas. Conservamos prueba de esa autorización.

5. Confidencialidad y seguridad

Sus datos están protegidos por el secreto profesional y por medidas de seguridad adecuadas. No los vendemos. Solo los compartimos con autoridades judiciales o administrativas cuando su caso lo requiere o la ley lo exige, con proveedores que nos prestan servicios tecnológicos bajo deber de confidencialidad, o con terceros que usted autorice.

6. Atención por WhatsApp y asistente virtual

Cuando nos escribe por WhatsApp a nuestra línea de atención, el 316 962 5498, la primera atención la hace Lexa, nuestra asistente virtual, que funciona con inteligencia artificial. Lexa no es una persona ni una abogada y no da conceptos jurídicos: recibe su consulta, le pide los datos necesarios para atenderla y la registra para que un abogado de la firma se comunique con usted. En cualquier momento puede escribir «asesor» para que una persona del equipo tome la conversación.

Lexa no le escribe sin que usted le haya escrito primero.

Si usted ya es cliente, antes de darle información sobre su proceso Lexa le pedirá los últimos cuatro dígitos de su documento, para confirmar su identidad. Si usted es la otra parte en un proceso de uno de nuestros clientes, Lexa le pedirá su nombre, su número de documento y el nombre de nuestro cliente, solo para hacer llegar su mensaje al abogado que corresponde; en ese caso no le dará información del proceso.

Si nos envía notas de voz, Lexa las convierte en texto en nuestros propios servidores para entender su mensaje, y el audio se borra después de convertirlo.

Para prestar este servicio usamos dos proveedores tecnológicos, que actúan como encargados del tratamiento bajo deber de confidencialidad: Meta Platforms, que opera WhatsApp, y Anthropic, que provee el modelo de inteligencia artificial con el que Lexa redacta sus mensajes. Sus servidores pueden estar fuera de Colombia, por lo que al usar este canal sus mensajes pueden ser transmitidos a otros países. A Anthropic solo le enviamos lo necesario para redactar cada respuesta, nunca su número de documento.

El registro de las conversaciones con Lexa se guarda en nuestros servidores y se borra a los 90 días. El resumen de su consulta queda en el expediente de su caso o de su solicitud, con las demás reglas de esta política. Los archivos que nos envíe por WhatsApp se guardan con los documentos de su caso o solicitud y se revisan a los 90 días para borrar los que no se necesiten.

7. Sus derechos

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización que nos dio.
• Ser informado sobre el uso que damos a sus datos.
• Revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Consultar sus datos de forma gratuita, una vez cada mes.
• Presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado el trámite ante nosotros.

8. Cómo ejercer sus derechos

Escriba a informacion@perezlesmesabogados.com con el asunto "Protección de datos personales", o radique su solicitud en nuestra oficina. Indique su nombre y documento, lo que solicita, una dirección donde responderle y adjunte los documentos que quiera hacer valer. La atiende el área de atención de datos personales de la firma.

Las consultas se responden en máximo diez días hábiles, prorrogables por cinco días hábiles más, informándole los motivos. Los reclamos se responden en máximo quince días hábiles, prorrogables por ocho días hábiles más. Si su reclamo está incompleto, se lo informaremos dentro de los cinco días siguientes; si pasados dos meses no lo completa, se entenderá que desistió.

9. Vigencia

Esta política rige desde el 12 de octubre de 2026 y fue actualizada el 13 de octubre de 2026 para incluir la atención por WhatsApp con asistente virtual, el 19 de octubre de 2026 para indicar el número actual de esa línea y el 21 de octubre de 2026 para explicar cómo se conservan los archivos que nos envía por WhatsApp. Conservamos sus datos mientras dure nuestra relación y durante el tiempo que exijan la ley y nuestras obligaciones profesionales. Si hay cambios sustanciales, se lo comunicaremos oportunamente.