Todo comerciante, sociedad y establecimiento de comercio debe renovar su matrícula mercantil cada año entre el 1 de enero y el 31 de marzo (artículo 33 del Código de Comercio). Quien no lo hace puede recibir multas de la Superintendencia de Industria y Comercio y, si deja de renovar durante cinco años, la matrícula se cancela o la sociedad queda disuelta y en liquidación (artículo 31 de la Ley 1727 de 2014).
Una obligación que se olvida con facilidad
Para muchos dueños de negocio, la matrícula mercantil es un trámite que se hizo una vez al abrir el establecimiento. Pero la ley exige renovarla cada año, y no hacerlo tiene consecuencias que van desde una multa hasta la disolución de la sociedad.
Como el plazo vence el 31 de marzo, los últimos meses del año son un buen momento para organizar los documentos y evitar las filas y los afanes de marzo.
Quién debe renovar
Según el artículo 33 del Código de Comercio, la matrícula mercantil se renueva anualmente. La obligación cubre a:
- Los comerciantes personas naturales: quien tiene una tienda, un taller, un almacén o cualquier actividad mercantil a su nombre.
- Las sociedades (SAS, limitadas, anónimas y las demás).
- Los establecimientos de comercio, las sucursales y las agencias.
Ojo: si usted tiene una sociedad y dos locales, debe renovar la matrícula de la sociedad y la de cada establecimiento.
La misma norma exige informar a la cámara de comercio cualquier cambio de domicilio, la pérdida de la calidad de comerciante y las demás novedades de la actividad, para que se anoten en el registro.
El plazo: del 1 de enero al 31 de marzo
El artículo 33 dice que la matrícula se renueva «dentro de los tres primeros meses de cada año». La Superintendencia de Industria y Comercio ha precisado que eso significa entre el 1 de enero y el 31 de marzo, y que quien renueva hasta el 31 de marzo, inclusive, cumple a tiempo.
La renovación se hace ante la cámara de comercio del domicilio; en Villavicencio, la Cámara de Comercio de Villavicencio. Conviene tener a mano la información financiera del año anterior, porque el formulario de renovación la pide.
Qué pasa si no renueva a tiempo
1. Multa de la Superintendencia de Industria y Comercio
El artículo 30 de la Ley 1727 de 2014 dispone que el comerciante que no renueve oportunamente queda sujeto a las sanciones del artículo 37 del Código de Comercio, previstas para quien ejerce el comercio sin estar matriculado. La sanción la impone la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Según los conceptos de la SIC, la multa puede llegar hasta el equivalente de 17 salarios mínimos mensuales y se impone previa investigación. Para facilitar ese control, las cámaras de comercio deben enviar a la SIC, dentro del mes siguiente al vencimiento del plazo, la lista de comerciantes que no renovaron.
2. Pérdida de beneficios
Algunos beneficios legales exigen renovar a tiempo. Por ejemplo, las pequeñas empresas jóvenes (Ley 1780 de 2016), que quedan exentas del pago de la matrícula y de la primera renovación, pierden ese beneficio si no renuevan dentro de los tres primeros meses del año, según la misma ley y el Decreto 1074 de 2015.
3. La matrícula sigue vigente, pero desactualizada
A diferencia de otros registros, la matrícula mercantil no pierde su vigencia por no renovarse. Así lo ha explicado Colombia Compra Eficiente: la falta de renovación puede generar multas, pero la matrícula sigue existiendo. Sin embargo, el certificado de existencia y representación legal mostrará que la persona no ha cumplido el deber de renovar, y eso puede generar dudas en bancos, clientes y proveedores.
4. Después de cinco años: cancelación o disolución
La consecuencia más grave está en el artículo 31 de la Ley 1727 de 2014, que ordena a las cámaras de comercio depurar cada año el Registro Único Empresarial y Social (RUES):
- Las sociedades y demás personas jurídicas que no hayan renovado en los últimos cinco años quedan disueltas y en estado de liquidación.
- A las personas naturales, establecimientos de comercio, sucursales y agencias que no hayan renovado en los últimos cinco años se les cancela la matrícula.
Antes de depurar, las cámaras deben avisar a los interesados por correo a la última dirección registrada y publicar un aviso anual. Pero si la sociedad queda disuelta, ya no puede seguir con su actividad normal: debe liquidarse, con todo lo que eso implica para sus contratos, sus cuentas y sus socios.
Si contrata con el Estado: el RUP tiene otro plazo
Quien está inscrito en el Registro Único de Proponentes (RUP) para participar en contratación pública debe tener en cuenta un plazo distinto y más estricto. Según el artículo 2.2.1.1.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015, la información para renovar el RUP debe presentarse a más tardar el quinto día hábil de abril de cada año. Si no se hace, cesan los efectos del RUP y el proponente no puede presentarse a los procesos que lo exigen hasta inscribirse de nuevo y quedar en firme.
A diferencia de la matrícula, aquí no hay margen: Colombia Compra Eficiente ha reiterado que una renovación tardía no revive el registro.
Si cerró el negocio
Un error frecuente es cerrar el local y olvidarse de la matrícula. La SIC ha explicado que, mientras el comerciante no informe la pérdida de su calidad o no pida la cancelación, los derechos de renovación se siguen causando año tras año. Y para cancelar la matrícula hay que pagar los años no renovados, según la tarifa vigente de cada año.
Si va a cerrar, lo recomendable es pedir la cancelación durante el primer trimestre: así no tiene que renovar ese año, aunque sí debe estar al día con los anteriores. Las sociedades en liquidación tampoco deben renovar desde que se inscribe el documento que inicia la liquidación.
Casos que generan dudas
«Mi SAS no tuvo movimiento este año. ¿Igual debo renovar?» Sí. La obligación de renovar no depende de que la sociedad haya facturado o tenido actividad. Mientras la sociedad exista y no haya iniciado su liquidación, debe renovar. Y si deja de hacerlo durante cinco años, quedará disuelta y en liquidación por mandato del artículo 31 de la Ley 1727 de 2014, con o sin actividad.
«Soy una pequeña empresa joven. ¿Qué necesito para conservar el beneficio?» Según el Decreto 1074 de 2015, al renovar la persona natural o el representante legal debe declarar la relación de trabajadores vinculados, si los tiene; que la empresa ha pagado los aportes a seguridad social y cumplido sus obligaciones tributarias; y presentar los estados financieros con corte al 31 de diciembre del año anterior, firmados por el contador o el revisor fiscal. Si no presenta esos documentos, la cámara de comercio cobrará la renovación completa.
«Cambié de dirección y no lo informé.» El artículo 33 del Código de Comercio obliga a informar el cambio de domicilio y las demás novedades. Aproveche la renovación para actualizarlos: las comunicaciones de la cámara de comercio, incluidos los avisos antes de la depuración, se envían a la última dirección registrada.
Lista de revisión para el primer trimestre
- Identifique qué debe renovar: su matrícula como persona natural o la de la sociedad, y la de cada establecimiento, sucursal o agencia.
- Prepare la información financiera con corte al 31 de diciembre, que pide el formulario de renovación.
- Actualice los datos de dirección, correo electrónico y actividad económica.
- Renueve antes del 31 de marzo. Si contrata con el Estado, renueve también el RUP antes del quinto día hábil de abril.
- Si cerró el negocio, solicite la cancelación en lugar de dejar que se acumulen los años.
- Si su sociedad lleva años sin renovar, revise cuanto antes su situación: podría estar cerca de quedar disuelta o ya estarlo.
En Pérez y Lesmes Abogados asesoramos a comerciantes y empresas de Villavicencio y el Meta en sus obligaciones mercantiles, la constitución y reforma de sociedades y su liquidación. Si quiere revisar la situación de su empresa, puede contactarnos para solicitar una consulta.
Preguntas frecuentes
¿Hasta cuándo se puede renovar la matrícula mercantil?
La matrícula se renueva dentro de los tres primeros meses de cada año, es decir, entre el 1 de enero y el 31 de marzo (artículo 33 del Código de Comercio). Quien renueva el 31 de marzo, inclusive, cumple a tiempo.
¿Qué pasa si renuevo tarde?
La renovación tardía expone al comerciante a una multa de la Superintendencia de Industria y Comercio, que según los conceptos de esa entidad puede llegar hasta 17 salarios mínimos mensuales. Además, se pierden beneficios que exigen renovar a tiempo, como los de la Ley 1780 de 2016 para pequeñas empresas jóvenes.
Cerré mi negocio. ¿Tengo que seguir renovando?
Mientras no cancele la matrícula, los derechos de renovación se siguen causando año tras año. Para cancelarla hay que pagar los años no renovados. Si la cancela dentro del primer trimestre, no tiene que renovar ese año, pero sí estar al día con los anteriores.
Este artículo es informativo y no reemplaza la asesoría de un abogado sobre su caso concreto.